Prozesse sind wie Neujahrsvorsätze: Schnell formuliert, selten eingehalten

Für alle, die nun KI nutzen, um ihre Prozesse zu automatisieren.

Die Arbeit beginnt deutlich früher.

Viele Organisationen haben keine klaren Prozesse. Noch weniger haben Prozesse, die eingehalten werden.

Automatisierung, egal ob mit KI oder traditionell, braucht deshalb oftmals zuerst einen klaren, standardisierten Prozess.

Den Prozess zu zeichnen ist selten das Problem. Die Schwierigkeit liegt daran, diesen so zu gestalten, dass sich die Mitarbeitenden auch daran halten.

Im Change Management heisst es plakativ: Betroffene zu Beteiligten machen. Doch selten wird das wirklich eingehalten. Denn am Beispiel von Prozess-Optimierung bedeutet das: Von Anfang an die Mitarbeitenden eng einbeziehen. Gemeinsam mit ihnen die Prozesse gestalten.

Das klingt für viele Entscheidungsträger:innen dann sehr aufwändig. Lieber den Prozess "lean" mit ein paar Auserwählten gestalten. Nicht selten hauptsächlich mit externen Berater:innen. Und dann wundert man sich, dass der Prozess nicht gelebt wird. Trotz ganz vielen "Trainings".

Deshalb: Wer Prozesse mit KI automatisieren möchte, der muss zuerst Prozesse klar dokumentiert haben. Im Zuge der Dokumentation muss auch darüber nachgedacht werden, inwiefern dieser Prozess optimiert oder mit KI gar innoviert werden kann. Und all das sollte bereits von Anfang an mit den beteiligten Mitarbeitenden geschehen. Damit die nötige Expertise einbezogen wurde. Damit alle die Umsetzung auch adäquat unterstützen.

Andernfalls bleibt die KI-Automatisierung wie ein Neujahrsgrundsatz: Schnell formuliert. Selten umgesetzt.